Про Інструкцію з діловодства у виконавчому комітеті Чулаківської сільської ради

Дата: 27.01.2022 16:42
Кількість переглядів: 234

Фото без опису

Чулаківська сільська рада

Голопристанського району

Херсонської  області

Виконавчий комітет

 

ПРОЕКТ РІШЕННЯ

 

Про Інструкцію з діловодства у

 виконавчому комітеті

Чулаківської сільської ради

 

               Керуючись 40 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Типовою інструкцію з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55, Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 року №1000/5, відповідно до Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003» (далі – ДСТУ 4163-2003), затвердженому наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07 квітня 2003 року № 55, з метою вдосконалення порядку документування і організації роботи з документами в Чулаківській сільській раді , виконавчий комітет сільської ради

ВИРІШИВ:

 

  1. Затвердити Інструкцію з діловодства у виконавчому комітеті Чулаківської сільської ради (далі - Інструкція), що додається.
  2. Секретарю виконкому Тарасовій А.А. забезпечити ознайомлення працівників апарату з Інструкцією, вжити заходів з упровадження встановлених нею вимог та неухильного їх дотримання у подальшій роботі.

3. Контроль за виконанням цього рішення залишаю за собою.

 

 

 

Сільський  голова                                                        Олександр МУСІЄНКО

 

                                                                                          ЗАТВЕРДЖЕНО                                                                                                        

                                                                                          Рішенням виконкому     

Чулаківської сільської ради

                                                                                           ___________    ____


ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства у виконавчому комітеті

Чулаківської сільської ради

 

I. Загальні положення

 

1. Інструкція з діловодства у виконавчому комітеті Чулаківської сільської ради (далі – Інструкція) встановлює загальні положення щодо функціонування апарату сільської ради, вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами у виконавчому комітеті сільської ради незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві виконавчого комітету сільської ради, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.

3. Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації у виконавчому комітеті сільської ради повинні відповідати вимогам Інструкції.

4. Відповідальність за організацію діловодства у виконавчому комітеті сільської ради несе секретар виконавчого комітету.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, центральних органів виконавчої влади (далі – акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі – запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідає секретар виконавчого комітету сільської ради.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у сільській раді відповідають працівники сільської ради згідно з розподілом функціональних обов’язків.

5. Організація діловодства в апараті сільської ради  покладається на секретаря виконкому.

6. Основним завданням служби діловодства є встановлення в сільській раді єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами. Секретар виконкому відповідно до покладених на нього завдань:

- розробляє інструкцію з діловодства в апараті сільської ради;

- здійснює реєстрацію та веде облік документів;

- організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архівного відділу районної державної адміністрації або особі, відповідальній за ведення архіву апарату сільської ради;

- забезпечує впровадження та контролює дотримання працівниками  апарату сільської ради вимог цієї Інструкції, Регламенту та національних стандартів;

- вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в апараті сільської ради;

- проводить регулярно перевірку стану діловодства в апараті сільської ради;

- бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в апараті сільської ради;

- здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в апараті сільської ради;

- забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

- проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

- організовує збереження документаційного фонду апарату сільської ради та користування ним;

- ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників сільської ради з питань діловодства;

- засвідчує гербовою печаткою документи, підписані головою сільської ради.

 

II. Документування управлінської інформації

 

Загальні вимоги до створення документів

 

7. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

8. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, положеннями про апарат сільської ради і посадовими інструкціями.

9. В сільській раді  визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про їх діяльність.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи.

10. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, постанова, рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом районної державної адміністрації, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

11. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватись на виконання сільською радою покладених на неї завдань і функцій.

12. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі – ДКУД).

Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація.

Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (далі – ДСТУ 4163-2003).

13. Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи – автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

14. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів районної державної адміністрації.

15. У сільській раді здійснюють діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

16. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у      додатку 1.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

 

Бланки документів

 

17. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) - для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) - для резолюцій (доручень).

 

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

 

30 - ліве;

 

10 - праве;

 

20 - верхнє та нижнє.

 

Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

18. В апараті сільської ради використовують такі бланки документів:

- загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа) (додаток 2);

- бланки для листів (додатки 3 і 4);

- бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа) (додаток 5).

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість перевищує 200 одиниць на рік.

20. Для ведення сільською радою листування з постійними іноземними кореспондентами, можуть виготовляти бланки, реквізити яких зазначаються двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною. Державний Герб України на таких бланках проставляються у центрі верхнього поля. Бланки, що містять реквізити, викладені іноземною мовою, використовувати в межах України не рекомендується.

21. Бланки документів повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

За рішенням голови сільської ради бланки можуть виготовлятись за допомогою комп'ютерної техніки.

22. Види бланків, що використовуються в сільській раді, та порядок їх обліку визначаються цією Інструкцією.

Обов'язковому обліку підлягають пронумеровані бланки.

Порядкові номери проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку бланка або на лівому полі лицьового боку бланка.

Рішення про необхідність обліку бланків, виготовлених сільською радою за допомогою комп'ютерної техніки, приймає голова сільської ради. Особи, які персонально відповідають за облік, зберігання та використання бланків, визначаються головою сільської ради, про що видається розпорядження.

23. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.

 

Оформлення реквізитів документів

 

24. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники сільської ради оформляють їх з урахуванням вимог   ДСТУ 4163-2003.

 

Зображення Державного герба України

 

25. Зображення Державного герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого      1992 року № 2137-XII "Про Державний герб України".

Зображення Державного герба України розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування установи, а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів - у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина - 12 міліметрів.

 

Коди

 

26. Код сільської ради проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту "Довідкові дані про установу".

27. Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

Рішення щодо необхідності фіксування коду форми документа приймає голова сільської ради окремо щодо кожного виду документа.

 

Найменування сільської ради

 

28. Найменування сільської ради – автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в Регламенті сільської ради.

Найменування установи вищого рівня зазначається у скороченому вигляді, а у разі відсутності офіційно визначеного скорочення – повністю. На бланках установи, яка має подвійне або потрійне підпорядкування, зазначаються найменування усіх установ вищого рівня.

Найменування філії, територіального відділення, структурного підрозділу установи зазначається тоді, коли вони є авторами документа, і розміщується нижче найменування установи.

Довідкові дані про сільську раду

 

29. Довідкові дані про сільську раду містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, телексів, рахунків в установах банків України, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування сільської ради.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності - назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

 

Назва виду документа

 

30. Назва виду документа (наказ, рішення, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

 

Дата документа

 

31. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.03.2015.

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2015 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 03 червня 2015 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

 

Реєстраційний індекс документів

 

32. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в сільській раді, зокрема індексами за номенклатурою справ, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ тощо.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою, дефісом або крапкою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений в сільській раді.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ.

У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності - індекс за номенклатурою справ (у разі потреби може зазначатись також інший індекс, що застосовується в сільській раді) та порядковий номер.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120/02-15 ДСК, де                 ДСК застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватись штрих-код. Для вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується у межах, зазначених у ДСТУ 4163-2003 для реквізитів бланку, а саме: з кутовим розташуванням реквізитів - 73 міліметри від початку першого реквізиту, з поздовжнім -                         77 міліметрів.

 

Посилання на реєстраційний індекс і дату

 

33. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

 

Місце складення або видання

 

34. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

 

Гриф обмеження доступу

 

35. Гриф обмеження доступу до документа ("Для службового користу-вання", "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості") оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження".

 

 

Адресат

 

36. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

 

Херсонська обласна

державна адміністрація


 

 

 

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

 

Херсонська обласна

державна адміністрація

Управляння освіти і науки

Начальнику відділу

прізвище, ініціали (ініціал імені)


 

 

 

 

 

 

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

 

Начальнику Головного територіального управління юстиції у Херсонській області

прізвище, ініціали (ініціал імені)


 

 

 

 

 

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

 

Районним державним адміністраціям


 

 

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від               05 березня 2009 року № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750).

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

 

Херсонська обласна

державна адміністрація

пл. Свободи, буд. 1,
м. Херсон, 73000


 

 

 

 

 

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:

Гончарук Олександр Сергійович

вул. Шевченка, буд. 3а, кв. 1,
м. Херсон, 73000


 

 

 

 

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

 

Гриф затвердження документа

 

37. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом установи. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядженнями голови сільської ради.

Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 6).

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження (словесно-цифровим або цифровим способом). Наприклад:

 

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова Чулаківської

сільської ради

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

22 вересня 2015 року


 

 

 

 

 

 

Якщо посадовою особою відповідно до її повноважень затверджується документ, що стосується основної діяльності сільської ради та потребує виконання широким колом посадових осіб (установ, організацій), зокрема, положення, план, графік, рекомендації, перелік, список тощо, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження (словесно-цифровим або цифровим способом) і реєстраційного номера, який проставляється у разі запровадження реєстрації певного виду документа шляхом зазначення порядкового . Наприклад:

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова Чулаківської

сільської ради

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

10 вересня 2015 року № 20

 

 

 

 

 

 

У разі коли документ затверджується постановою, рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати (словесно-цифровим або цифровим способом)  і номера. Наприклад:

 

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови Чулаківської сільської ради 
05 травня 2015 року № 355


 

 

 

 

 

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

Документи з грифом "ЗАТВЕРДЖУЮ" (заходи, плани тощо) підписуються керівником апарату або керівником структурного підрозділу районної державної адміністрації, в якому створено документ.

 

Резолюція

 

38. Резолюція – це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду. При цьому передбачається, що співвиконавці відповідно до компетенції завчасно надають безпосередньо головному виконавцеві визначену документом інформацію.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.

 

Заголовок до тексту документа

 

39. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

Відмітка про контроль

 

40. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери "К" чи слова "Контроль" (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

У разі необхідності повернення документа установі - авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

 

Текст документа

 

41. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Суцільний зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція установи.

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою, або шляхом використання подвійної нумерації арабськими цифрами, а саме: 1.1, 1.2.

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

42. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною - конкретні характеристики.

43. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку – слова "Продовження додатка".

 

Відмітки про наявність додатків

 

44. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

45. Додатки до документів можуть бути таких видів:

- додатки, що затверджуються розпорядженнями голови сільської ради (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

- додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

- додатки, що надсилаються із супровідним листом.

46. На додатках, що затверджуються розпорядженнями голови сільської ради (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 37 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: "що додається" або "(додається)."

На додатках до документів, що затверджуються розпорядженнями голови сільської ради, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:

 

Додаток 5
до Інструкції
(пункт 8)


 

 

 

 

47. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

 

Додаток
до розпорядження голови

сільської ради

18.05.2015 № 355


 

 

 

 

 

У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків:  "що додається", "згідно з додатком", "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)".

48. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "№" перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядженнями голови сільської ради підписуються головою сільської ради, в яких їх створено, на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

49. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

 

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

 

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки:

1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за I квартал 2015 року на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2015 року на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

 

Додаток:

лист державного архіву області від 15.04.2015 № 595/04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

 

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

 

Додаток:

згідно з описом на 3 арк.

 

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

 

Додаток:

на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

 

 

Підпис

 

 

50. Посадові особи сільської ради підписують документи в межах своїх функціональних обов’язків, визначених розпорядженням сільського голови про розподіл функціональних обов'язків. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності голови сільської ради, які уповноважені їх підписувати.

Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються головою сільської ради, а також за його дорученням – секретарем виконкому.

Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються сільської ради або секретарем виконкому.

51. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного - якщо документ надрукований не на бланку, скороченого - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища, наприклад:

 

Голова Чулаківської

сільської ради

 

підпис

 

ініціали (ініціал імені), прізвище

 

або

Голова Чулаківської

сільської ради

підпис

ініціали (ініціал імені), прізвище

 

52. У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня голова сільської ради підписує всі його примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі сільської ради, а на місця розсилаються засвідчені секретарем виконкому його копії або скановані примірники документа.

53. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

 

Голова Чулаківської

сільської ради

підпис

ініціали (ініціал імені), прізвище

Головний бухгалтер

підпис

ініціали (ініціал імені), прізвище

 

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

 

Голова Чулаківської

сільської ради

 

Голова районної ради

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище
відбиток гербової печатки

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище
відбиток гербової печатки

 

При цьому, кількість примірників (оригіналів) спільного документа (розпорядження, рішення, документа з проставленням грифа затвердження тощо) відповідає кількості посадових осіб, які його підписують.

54. Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

 

Голова комісії

підпис

ініціали (ініціал імені), прізвище

Секретар комісії

підпис

ініціали (ініціал імені), прізвище

 

55. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника структурного підрозділу районної державної адміністрації слів "Виконуючий обов'язки" або "В.о." здійснюється у разі заміщення керівника за розпорядженням голови районної державної адміністрації.

56. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису або електронної цифрової печатки згідно із законодавством.

57. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

 

Візи та гриф погодження

 

58. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

59. Погодження може здійснюватись як в сільській раді посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

60. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

61. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в сільській раді.

62. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

 

Начальник юридичного відділу

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

Зауваження і пропозиції додаються.

Дата

 

Про наявність зауваження обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ.

63. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.

64. Порядок візування певних видів документів визначається головою сільської ради.

65. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

66. Якщо під час візування з'ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

67. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

 

ПОГОДЖЕНО

Начальник Голопристанського відділення поліції

Новокаховського відділу поліції  Головного управління

Національної поліції в Херсонській області

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата

 

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

експертної комісії

 

Дата                      №

 

68. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

69. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

 

Аркуш погодження додається.

 

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

 

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

 

Назва проекту документа

 

Найменування посади

підпис

ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата

 

 


Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.

70. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

- з установами однакового рівня та іншими установами;

- з громадськими організаціями;

- з органами, які здійснюють державний контроль в певній сфері;

- з установами вищого рівня.

Відбиток печатки

 

71. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою сільської ради.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається сільською радою на підставі нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 7).

72. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування сільської ради (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".

73. Розпорядженням голови сільської ради визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

 

Відмітка про засвідчення копій документів

 

74. Сільська рада може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу голови сільської ради, секретаря виконкому.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з сільською радою, а також під час формування особових справ працівників сільської ради може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

75. Напис про засвідчення документа складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

 

Згідно з оригіналом

Секретар виконкому    підпис    ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата

 

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування сільської ради.

76. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах сільської ради (відпусках), текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки сільської ради, наприклад:

 

 

 

 

 

 

 

Дата, індекс

_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

Секретар виконкому

 

 

ініціали (ініціал імені), прізвище

Згідно з оригіналом

 

 

Секретар виконкому

підпис

ініціали (ініціал імені), прізвище

відбиток печатки виконкому

 

 

Дата

 

 

 

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах сільської ради (відпусках), повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

Копія документа повинна відповідати оригіналу.

Відмітки про створення, виконання документа, наявність його в

електронній формі та надходження до районної державної адміністрації

 

77. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко 2 23 29

або

Петренко Олена Іванівна 2 23 29

У разі потреби зазначаються шифр друкарки (складається з перших літер імені та прізвища), кількість віддрукованих примірників, дата друкування, наприклад:

Іваненко 2 85 98

ДН 3 16.03.2015

 

78. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова "До справи", номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або секретар виконкому. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:

До справи № 01-21

До справи № 01-25

Лист-відповідь від 20.04.2015
№ 01-21/802

Питання вирішено позитивно під час телефонної розмови 04.03.2015

посада, підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище 21.04.2015

посада, підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище 05.03.2015

 

Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім’я файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться на лицьовому боці у центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад: c:/viddil/proekt/2015/instr_1.doc.

79. Відмітка про надходження документа до сільської ради проставляється від руки або за допомогою штампа, автоматичного нумератора на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування сільської ради - одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби - година і хвилини) надходження документа. У разі застосування автоматизованої системи реєстрації зазначена інформація наноситься за допомогою штрих-коду.

Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 146 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

У разі коли установа – автор документа подає секретарю виконкому документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі – авторові, реєстраційний штамп не проставляється.

 

Запис про державну реєстрацію

 

80. Запис про державну реєстрацію робиться на нормативно-правових актах установ, включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів у відповідних органах юстиції в установленому законодавством порядку.

На першій сторінці нормативно-правового акта для проставлення відмітки про державну реєстрацію повинне бути вільне місце (60 х 100 міліметрів) у верхньому правому кутку після номера акта чи після грифа затвердження.

 

Складення деяких видів документів

 

Розпорядження (накази)

 

81. Розпорядження видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії розпорядження  видаються з основних питань діяльності сільської ради, кадрових питань, про відпустки та відрядження.

82. Проекти розпоряджень з основної діяльності, , кадрових питань, про відпустки та відрядження готуються і подаються секретарем виконкому за дорученням голови сільської ради чи за власною ініціативою.

Проекти розпоряджень з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує секретар виконкому на підставі доповідних записок, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

83. Проекти розпоряджень з основної діяльності, , кадрових питань, про відпустки та відрядження та додатки до них візуються секретарем виконкому.

84. Проекти розпоряджень з кадрових питань (особового складу) візуються секретарем виконкому.

 

Проекти розпоряджень, що надаються для підписання голові сільської ради, візуються секретарем виконкому.

 

У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання розпоряджень здійснюється зовнішнє погодження проекту відповідного документа з іншими заінтересованими установами.

 

Якщо в процесі погодження до проекту розпорядження вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.

 

86. Розпорядження підписуються головою сільської ради, а у разі його відсутності – секретарем виконкому, яка виконує її обов'язки.

 

Після підписання розпорядження зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового розпорядження про внесення змін.

 

87. Розпорядження оформляється на бланку розпорядження. Зміст розпорядження коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника                   ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про створення...",) або іменника             ("Про підсумки...", "Про заходи...").

 

88. Текст розпорядження з питань основної діяльності сільської ради складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

 

У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання розпорядження. Вказана частина може починатися із слів "На виконання", "З метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

 

Розпорядча частина наказу починається із слова "НАКАЗУЮ", розпорядження може починатися із слова "ЗОБОВ'ЯЗУЮ", яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

 

 

Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: "головам районних державних адміністрацій", "начальникам структурних підрозділів".

 

При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо.

 

89. Якщо розпорядженням відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: "Визнати таким, що втратив чинність,…".

Зміни, що вносяться до розпорядження оформляються окремим розпорядженням, який повинен мати такий заголовок: "Про внесення змін до розпорядження…" із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни.

Розпорядча частина розпорядження починається з такого пункту:

 

"1. Внести зміни до розпорядження".

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

"1) пункт 2 викласти в такій редакції: …";

"2) пункт 3 виключити";

"3) абзац другий пункту 4 доповнити словами …".

або

"1.1. Пункт 2 викласти у новій редакції:…"

 

Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини розпорядження зазначається:

"1) Внести зміни до ... (додаються)".

90. Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на посадову особу функцій з контролю за виконанням розпорядження.

91. До розпоряджень не може включатися пункт "Розпорядження довести до відома…". Установи, їх структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться розпорядження, зазначаються у покажчику (списку) розсилки, який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до відділу діловодства після підписання такого документа.

92. Розпорядження з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних розпорядженнях міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених - про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

93. Зміст індивідуального розпорядження з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення... ", "Про прийняття... ". У зведених розпорядженнях може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про кадрові питання", "Про особовий склад".

94. У тексті розпоряджень з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування.

95. Розпорядча частина розпорядження починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ" "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядження, і малими - ім'я, по батькові працівника та текст розпорядження.   У зведених розпорядженнях прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

96. У розпорядженні про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

97. У зведених розпорядженнях з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного розпорядження не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

98. У кожному пункті розпорядження з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

99. Під час ознайомлення з розпорядженням згаданими у ньому особами на першому примірнику чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

100. Спільне розпорядження установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний герб України під час оформлення таких розпоряджень не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа - посередині. Дата спільного розпорядження повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа - складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання документа керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова "ЗОБОВ'ЯЗУЄМО" ("НАКАЗУЄМО"). Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників (оригіналів) спільних розпоряджень (тощо) повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

101. Порядок підготовки розпоряджень нормативно-правового характеру, які підлягають державній реєстрації в міськрайонному управлінні юстиції, визначається законодавством.

102. Розпорядження нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року. Розпорядження з основної діяльності, , кадрових питань, про відпустки та відрядження  мають окрему порядкову нумерацію.

103. Копії розпоряджень засвідчуються секретарем виконкому і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складається і підписується працівником, який його склав.

 

Протоколи

 

104. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в установах рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

105. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

106. Протокол оформляється на бланку протоколу (за наявності такого бланку) або на загальному бланку установи, а у разі, коли бланки не передбачені, - на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) як з кутовим (переважно), так і з поздовжнім розташуванням реквізитів.

107. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

108. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, технічних, наукових, експертних комісій, рад тощо. У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

109. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

110. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

111.У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".

112. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

 

СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

 

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

113. Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".

114. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

115. Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ") фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

116. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки. Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається.

117. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

118. Деякі протоколи засідань (технічних комітетів, методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.

119. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою відділу діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.

 

Службові листи

 

120. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:

- відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб;

- відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;

- відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;

- відповіді на запити інших установ;

- відповіді на звернення громадян;

- відповіді на запити на інформацію;

- ініціативні листи;

- супровідні листи.

121. Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

122. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції у відділі діловодства.

Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання "про що?".

123. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

124. Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити…" "роз'яснюємо, що…" або від третьої особи однини - "районна державна адміністрація  інформує…", "управління вважає за доцільне".

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини - "прошу…", "пропоную…".

Службові листи підписуються відповідно до пункту 50 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

125. Службовий лист візує голова сільської ради .

 

 

Документи про службові відрядження

 

126. Службові відрядження працівників апарату сільської ради передбачаються у плані роботи сільської ради.

У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи сільської ради, працівником готується доповідна записка на ім'я голови сільської ради, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.

Доповідна записка разом з проектом розпорядження про відрядження, підготовленим відповідно до абзацу другого пункту 82 цієї Інструкції, передається голові сільської ради, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації відряджень ведеться журнал (додаток 8).

127. Після повернення з відрядження працівник відповідно до порядку, визначеного головою сільської ради, готує у триденний строк письмовий звіт або повідомляє голові сільської ради про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.

Звіт про відрядження (виконання завдання) затверджується головою сільської радиД, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, візується головою сільської ради, після чого передається до бухгалтерії сільської ради.

 

III. Організація документообігу та виконання документів

 

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

 

128. Документообіг сільської ради - це проходження документів в сільській раді з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в сільській раді на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

129. Ефективна організація документообігу передбачає:

- проходження документів в сільській раді найкоротшим шляхом;

- скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

- одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

- централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

130. Порядок документообігу регламентується цією Інструкцією, Регламентом сільської ради, посадовими інструкціями.

131. Особливості організації електронного документообігу визначаються Інструкцією з урахуванням вимог нормативно-правових актів у цій сфері, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в сільській раді.

У разі впровадження в сільській раді системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу відділ діловодства разом із відділом організаційної роботи та з питань внутрішньої політики апарату районної державної адміністрації розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.

Організація документообігу у разі застосування засобів автоматизації діловодства повинна забезпечити сумісність традиційного та автоматизованого способу опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства.

 

Облік обсягу документообігу

 

132. Обсяг документообігу сільської ради – це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених в сільській раді (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).

133. Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації.

За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані відділом діловодства, підраховуються окремо на основі прийнятої в сільській раді системи обліку документів.

134. Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в табличній формі (додаток 9).

 

Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять

до сільської ради

 

135. Доставка документів до сільської ради здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв'язку і електрозв'язку, кур'єрською та фельд'єгерською службою, а також особисто громадянами та представниками організацій.

Поштою та через кур'єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд'єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

Каналами електрозв'язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

136. Усі документи, що надходять до сільської ради, приймаються централізовано у секретаря виконкому.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

У разі надходження кореспонденції з відміткою "Терміново" фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки. У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

Документи, доставлені в сільську раду особисто громадянами та представниками організацій, приймаються секретарем виконкому, при цьому на другому екземплярі проставляється штамп про отримання з датою та підписом працівника, що отримав документ.

137. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів, а також конверти до судових документів.

У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо) документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, що здійснила запит.

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, або отримання документа не за належністю, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта разом із документом надсилається відправникові, інший - зберігається у відділі діловодства.

138. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.

139.Факт і дата надходження документа до сільської ради обов'язково фіксуються за правилами, зазначеними в пункті 79 цієї Інструкції.

140. Електронні носії інформації обов'язково передаються до районної державної адміністрації із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

141. У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов'язково інформують відправника.

 

Попередній розгляд документів

 

142. Метою попереднього розгляду документів є виокремлення таких, що потребують обов'язкового розгляду головою сільської ради.

Обов'язковому розгляду головою сільської ради  підлягають акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, крім того, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня, обласної державної адміністрації; рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності районної державної адміністрації і потребують вирішення безпосередньо головою сільської ради.

Інші документи передаються секретарю виконкому.

143. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

144. Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб'єктів розгляду кореспонденції, передбачені у положеннях про апарат сільської ради, розпорядженні про розподіл функціональних обов'язків, посадових інструкціях, а також номенклатура справ, схеми проходження документів.

145. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації (додаток 10), а також таких, що передаються для реєстрації секретарю виконкому.

 

Реєстрація документів

 

146. Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.

147. Реєстрація актів органів державної влади та доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд голови районної державної адміністрації та його заступників, розпорядчих документів, листів за підписом голови районної державної адміністрації та його заступників, протоколів і рішень колегії районної державної адміністрації проводиться централізовано відділом діловодства.

Місце реєстрації окремих груп документів (розпорядження) з кадрових питань (особового складу), договори, звіти, прейскуранти тощо) визначається в Інструкції.

Реєстрації підлягають також внутрішні документи, створені в апараті сільської ради (довідки, доповідні, службові записки тощо).

148. Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження до 15.00 або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов пізніше або у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.

149. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

- акти органів державної влади, Верховної Ради України та доручень Президента України, що надійшли до сільської ради;

- розпорядження з основних питань діяльності районної державної адміністрації;

- розпорядження з адміністративно-господарських питань;

- рішення колегії;

- акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

- бухгалтерські документи;

- заявки на матеріально-технічне постачання;

- службові листи;

- звернення громадян;

- запити на інформацію.

150. Під час реєстрації документу надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 32 цієї Інструкції.

151. В апараті сільської ради застосовуються такі форми реєстрації документів: журнальна (для всіх видів документів ).

152. Використання журнальної форми реєстрації документів допускається з обсягом документообігу до 600 документів на рік (додаток 11).

153. У разі впровадження автоматизованої форми реєстрації документів формується банк реєстраційних даних в електронному вигляді, а за наявності локальної мережі - центральний банк реєстраційних даних. За допомогою автоматизованих реєстраційних банків даних працівники забезпечуються інформацією про всі документи і місце їх розташування.

 

Організація передачі документів та їх виконання

 

154. Розпорядження голови, які підлягають реєстрації, направляються на виконання лише після їх реєстрації та оприлюднення в установленому чинним законодавством України порядку.

155. Зареєстровані документи передаються на розгляд голові сільської ради в день їх надходження до 15.00. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.

Відразу після реєстрації голові сільської ради у теці з грифом "Невідкладно" передаються акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня.

156. Документи, розглянуті головою сільської ради, повертаються з відповідною резолюцією секретарю виконкому, який здійснює передачу документів на виконання.

157. Документ, виконавцями якого є кілька працівників, передається виконавцям у порядку визначення їх в резолюції або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим. У разі необхідності документ надсилається виконавцям в електронній формі з використанням електронної цифрової печатки.

158. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення підпису у журналі реєстрації.

159. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції голови сільської ради, яким безпосередньо доручено виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю інформацій, пропозицій. У разі несвоєчасного подання співвиконавцями необхідних матеріалів головний виконавець може поінформувати про це керівника, який надав доручення.

160. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) голові сільської ради, а також у разі потреби - підготовку для пересилання адресату.

161. Перед поданням проекту документа на підпис голові сільської ради працівник, який підготував документ, зобов'язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.

162. Якщо документ надсилається до кількох установ після його реєстрації виконавець організовує виготовлення необхідної кількості примірників.

163. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов'язаний передати іншому працівникові за погодженням із головою сільської ради та поінформувати секретаря виконкому.

 

Організація контролю за виконанням документів

 

164. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

165. Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання, а також виконання яких підлягає обов'язковому контролю, за переліком документів, затвердженим головою сільської ради.

Обов'язково контролюється виконання завдань, передбачених у актах органів державної влади та дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядження та доручення голови обласної державної адміністрації, розпорядження та доручення голови районної державної адміністрації, рішення колегії районної державної адміністрації, запити на інформацію.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених у актах органів державної влади та дорученнях вищих посадових осіб здійснює секретар виконкому.

166. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на секретаря виконкому.

167. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції голови сільської ради. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних - з дати надходження (реєстрації) до сільської ради.

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.

168. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 14.

Індивідуальні строки встановлюються головою сільської ради. Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.

169. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в сільській раді.

170. Якщо завдання потребує термінового виконання, обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

171. Співвиконавці зобов'язані  подавати  пропозиції  головному  виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

172. Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.

У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, - до закінчення тридцяти денного строку від дати його реєстрації в сільській раді.

173. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у постановах Верховної Ради України, актах і дорученнях Президента України, розпорядженнях та дорученнях голови обласної державної адміністрації, що надіслані обласною державною адміністрацією, подається голові обласної державної адміністрації районною державною адміністрацією (у разі визначення її відповідальною за виконання) за 7 днів до закінчення встановленого строку.

174. У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис.

175. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції голови сільської ради.

176. Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання.

177. Автоматизований контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою спеціальних комп'ютерних програм або є складовою системи автоматизації діловодства чи системи електронного документообігу.

178. Автоматизований контроль за виконанням документів виключає пошук необхідної інформації, який здійснюється з урахуванням вихідних, вхідних реєстраційних індексів, видів документів, дати, номера документа, виконавця, кореспондента, строку виконання, змісту тощо.

179. Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку:

- завдань на наступний рік – не рідше одного разу на рік;

- завдань на наступні місяці поточного року – не рідше одного разу на місяць;

- завдань на поточний місяць – кожні десять днів і за п'ять днів до закінчення строку або за запитами.

180. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.

Зняти документ з контролю може тільки голова сільської ради, який встановив контрольний строк у резолюції, або за його дорученням секретар.         

Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до реєстраційно -контрольної картки.

190. Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади,  дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, обласної державної адміністрації вважається день реєстрації в сільській раді вихідних документів про виконання завдань.

191. Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається голові сільської ради у вигляді відомостей про виконання документів (додаток 15).

Автоматизований контроль за виконанням документів передбачає автоматичне формування відомостей про їх виконання.

 

Інформаційно-довідкова робота з документами

 

192. Для підвищення ефективності роботи пошукової системи розроблені такі класифікаційні довідники:

- класифікатор звернень громадян;

- номенклатура справ.

193. У разі запровадження системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

 

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

 

194. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, а також доставляються кур'єрською, фельд'єгерською службою.

195. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється діло виконавцем сільської ради.

196. З використанням засобів електрозв'язку здійснюється передача телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису та документів у сканованій формі.

197. У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронної цифрової печатки надсилається також оригінал документа в паперовій формі.

198. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день підписання або не пізніше наступного робочого дня.

199. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації.

200. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.

201. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах із зазначенням адреси одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

202. Документи, що доставляються кур'єром, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.

 

IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

 

Складення номенклатури справ

 

 

203. Номенклатура справ – це обов'язковий систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

204. Номенклатура справ призначена для встановлення в сільській раді єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Методична допомога у складенні номенклатури справ надається архівним відділом районної державної адміністрації.

205. Номенклатура справ сільської ради схвалюється експертною комісією апарату районної державної адміністрації з проведення експертизи цінності документів (далі – експертна комісія) та погоджується експертно-перевірною комісією державного архіву області один раз на п'ять років або невідкладно у разі зміни форми власності, структури, функцій та характеру роботи сільської ради, після чого затверджується головою районної державної адміністрації.

206. Номенклатура справ сільської ради складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з державним архівом області. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у сільській раді, другий використовується сільською радою як робочий, третій передається до архіву апарату районної державної адміністрації, для здійснення контролю за формуванням справ у сільській раді, четвертий – надсилається до архівного відділу районної державної адміністрації.

207. Номенклатура справ щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 01 січня наступного календарного року.

208. До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується в сільській раді, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

209. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять доку-менти з одного питання, пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "справа", наприклад: "Особова справа", "Персональна справа".

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: "Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах".

Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа сільської ради.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: "Протоколи засідань колегії районної державної адміністрації".

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: "Листування з Головним фінансовим управлінням обласної державної адміністрації про затвердження і зміни штатного розпису".

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: "Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення".

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: "Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб".

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів сільської ради  на 2016 рік.

2. Звіт про використання бюджетних коштів за 2015 рік.

Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби - заголовок кожної справи.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

У графі 5 "Примітка" робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву районної державної адміністрації  чи інших установ для їх продовження тощо.

210. Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.

 

Формування справ

 

211. Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

212. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 міліметрів завтовшки).

213. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядженнями голови сільської ради, групуються разом із зазначеними документами.

214. Розпорядження з питань основної діяльності сільської ради, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу), про відрядження групуються у різні справи. Розпорядження з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів і строків зберігання.

215. Документи засідань сесії та виконкому  групуються у дві справи:

- протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

- документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

216. Протоколи засідань сесії та виконкому групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до цих засідань систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

217. Доручення установ вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності районної державної адміністрації або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.

218. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

219. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

220. Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня                1998 року № 731 (Офіційний вісник України, 1998 р., № 21, ст. 764).

221. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників районної державної адміністрації систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості нарахування заробітної плати повинні бути сформовані щомісяця за рік.

222. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в сільській раді здійснюється секретарем виконкому.

 

 

Зберігання документів в сільській раді

 

223. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архівного відділу районної державної адміністрації зберігаються за місцем їх формування.

224. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

225. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу голови сільської ради з обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

 

 

V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання

 

Експертиза цінності документів

 

226. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.

227. Для організації та проведення експертизи цінності документів в сільській раді  утворюються експертна комісія.

228. Експертиза цінності документів проводиться щороку безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в сільській раді.

229. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного зберігання для передачі до архівного відділу районної державної адміністрації, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

230. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.

231. За результатами експертизи цінності документів в сільській раді складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення  для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 19).

232. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією апарату районної державної адміністрації одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) подаються в установленому порядку на розгляд експертно-перевірної комісії державного архіву району. Погоджені акти затверджуються головою районної державної адміністрації, після чого сільська рада має право знищити документи.

233. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається, як правило, на всі справи сільської ради.

Складення описів справ

 

234. Опис справ – архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

235. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).

236. На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації сільської ради такі описи складаються обов'язково.

237. Описи справ сільської ради складаються щороку за встановленою формою (додаток 20) посадовою особою, відповідальною за діловодство, за методичної допомоги архівного відділу районної державної адміністрації.

238. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа опису "Примітка" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам районної державної адміністрації  або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

239. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

240. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались в діловодстві, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, № _____".

241. Опис справ складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву апарату районної державної адміністрації, а інший залишається як контрольний примірник у сільській раді.

242. На основі описів справ архів апарату районної державної адміністрації готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).

243. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення експертною комісією сільської ради в установленому порядку подаються для схвалення експертною комісією архівного відділу районної державної адміністрації, після чого затверджуються головою районної державної адміністрації. Один примірник затвердженого опису подається архівному відділу районної державної адміністрації.

244. Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються експертною комісією сільської ради і затверджуються головою сільської ради.

245. Зведені описи справ з кадрових питань (особового складу) складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються експертною комісією сільської ради, погоджуються з експертною комісією архівного відділу районної державної адміністрації, після чого затверджуються головою районної державної адміністрації. Один примірник зведеного опису подається архівному відділу районної державної адміністрації.

246. Сільська рада зобов'язана описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до архівного відділу районної державної адміністрації в установлені законодавством строки.

 

Оформлення справ

 

247. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про     кількість аркушів і про особливості фізичного стану, формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

248. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

249. Справи з грифом "Для службового користування", особові та окремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять постанови, розпорядження, накази, рішення тощо), повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі.

250. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

251. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за ... роки".

252. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

253. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівним відділом районної державної адміністрації - номер опису і фонду.

254. У разі зміни найменування сільської ради  протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи на обкладинці справи зазначається нове найменування, а попереднє береться в дужки.

255. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

 

Передача справ до архіву апарату районної державної адміністрації

 

256. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються до архіву апарату районної державної адміністрації в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

257. Приймання-передача кожної справи здійснюється працівником сільської ради, відповідальним за архівну роботу, в присутності секретаря виконкому, який передає упорядковані та оформлені справи.

258. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву сільської ради за описами.

У кінці кожного примірника опису працівник сільської ради, відповідальний за архівну роботу, розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату.

259. Справи, що передаються до архіву апарату районної державної адміністрації, повинні бути зв'язані належним чином.

260. У разі ліквідації або реорганізації сільської ради особа, відповідальна за організацію діловодства в сільській раді, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архіву апарату районної державної адміністрації незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.

Сільська рада зобов'язана забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архіві сільської ради для постійного зберігання до архівного відділу районної державної адміністрації.

 

 

Секретар  виконкому                                                           А.А. Тарасова

                                       

 

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК

архівного відділу районної

державної адміністрації

від           №

   

 СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК

сільської ради

від                 №

 

 

 

 

 

 

Додаток 1
до Інструкції
(пункт 16)

 

ВИМОГИ
до оформлення документів, що виготовляються за допомогою

друкувальних засобів

 

1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).

2. Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1 - 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 міліметрів) - через 1 міжрядковий інтервал.

Текст документа, що подається для державної реєстрації до міськрайонного управління юстиції, друкується на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5-3 міжрядкових інтервали.

3. Назва виду документа друкується великими літерами.

4. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка назви посади.

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 міліметри (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється

продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

12,5 міліметра - для абзаців у тексті;

92 міліметри - для реквізиту "Адресат";

104 міліметри - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

125 міліметрів - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис".

7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом",   а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ЗОБОВ'ЯЗУЮ".

8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 міліметри від межі лівого поля.

9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від межі лівого поля, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова "сторінка" та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.

11. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 2
до Інструкції
(пункт 18)

 

Фото без опису

 

ЧУЛАКІВСЬКА  СІЛЬСЬКА РАДА

СКАДОВСЬКОГО РАЙОНУ ХЕРСОНСЬКОЇ ОБЛАСТІ

вул. Жовтнева, б/н  с. Чулаківка, 75635,тел./факс (05539) 4-35-42,

Е-mail: chulakivka@ukr.net

Код ЄДРПОУ 26432553

 

 

_________________

 

№ _____________

 

       
     
   
 

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 3
до Інструкції
(пункт 18)

 

Фото без опису

 

ЧУЛАКІВСЬКА  СІЛЬСЬКА РАДА

СКАДОВСЬКОГО РАЙОНУ ХЕРСОНСЬКОЇ ОБЛАСТІ

вул. Жовтнева, б/н  с. Чулаківка, 75635,тел./факс (05539) 4-35-42,

Е-mail: chulakivka@ukr.net

Код ЄДРПОУ 26432553

 

______________  № ____________

 

На № _________ від ____________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

Додаток 4
до Інструкції
(пункт 18)

 

Фото без опису

 

ЧУЛАКІВСЬКА  СІЛЬСЬКА РАДА

СКАДОВСЬКОГО РАЙОНУ ХЕРСОНСЬКОЇ ОБЛАСТІ

вул. Жовтнева, б/н  с. Чулаківка, 75635,тел./факс (05539) 4-35-42,

Е-mail: chulakivka@ukr.net

Код ЄДРПОУ 26432553

 

 ______________ № _____________

На № _____________ від ____________

 

 

               
     
     
 
       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 5
до Інструкції
(пункт 18)

 

Фото без опису 

 

                             ЧУЛАКІВСЬКА СІЛЬСЬКА РАДА

СКАДОВСЬКОГО РАЙОНУ ХЕРСОНСЬКОЇ ОБЛАСТІ

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

 

_________________

 

 

№ _____________

 

       
       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 6
до Інструкції
(пункт 37)

 

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що затверджуються з

проставлянням грифа затвердження

 

1.Акти (списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).

2. Звіти (про основну діяльність; відрядження тощо).

3.Кошториси витрат (на утримання апарату районної державної адміністрації, будинків, приміщень, споруд тощо).

4. Номенклатури справ.

5. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).

6. Описи справ.

7. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових, відомчих (галузевих) документів із строками зберігання тощо).

8. Плани роботи виконавчого комітету та сільської ради.

9. Посадові інструкції.

10. Програми (фінансово-економічні; проведення робіт і заходів; відряджень тощо).

11. Протоколи засідань виконавчого комітету та сільської ради.

12. Статути (положення) установ.

13. Структура ради, виконавчого комітету.

14. Форми уніфікованих документів.

15. Штатні розписи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 7
до Інструкції
(пункт 71)

 

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою

 

1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).

2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.

3. Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України.

4. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).

5. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).

6. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.

7. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.

8. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

9. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).

10. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).

11. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

12. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).

13. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).

14. Номенклатури справ.

15. Описи справ.

16. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання).

17. Протоколи (погодження планів поставок).

18. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

19. Специфікації (виробів, продукції тощо).

20. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.

21. Статути установ.

22. Титульні списки.

23. Трудові книжки.

24. Штатні розписи.

 

 

 

 

Додаток 8
до Інструкції
(пункт 135)

 

 

ЖУРНАЛ
реєстрації відряджень

 

з/п

Прізвище, ініціали

Місце роботи та посада

Місце відрядження

Дата і номер розпорядження

Дата вибуття у відрядження

Дата прибуття
з відрядження

1

2

3

4

5

6

7


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 9
до Інструкції
(пункт 143)

 

ЗВІТ*
про обсяг документообігу

за ___ ____________ 20__ р.

 

Документи

Кількість документів

оригінали

копії

усього

Вхідні

 

 

 

Вихідні

 

 

 

Внутрішні

 

 

 

Усього

 

 

 


 

Начальник відділу діловодства апарату районної державної адміністрації

 

 

__________
(підпис)

 


_____________________________
(ініціали (ініціал імені) прізвище)

___ ____________ 20__ р.


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

___________
* У разі потреби звіт може доповнюватися додатковими графами.

Додаток 10
до Інструкції
(пункт 156)

 

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації у сільській раді*

 

1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

2. Зведення та інформація, надіслані до відома.

3. Навчальні плани, програми (копії).

4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

5. Прейскуранти (копії).

6. Норми витрати матеріалів.

7. Вітальні листи і запрошення.

8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

9. Наукові звіти за темами.

10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

11. Форми статистичної звітності.

12. Договори.

13. Заяви з кадрових питань.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

* Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8-12, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах апарату районної державної адміністрації  (секторі з управління персоналом, відділі фінансово-господарського забезпечення, юридичному відділі)

 

 

 

Додаток 11
до Інструкції
(пункт 163)

 

 

ЖУРНАЛ
реєстрації документів, створених установою*

 

Дата та індекс документа

Кореспондент

Короткий зміст

Відмітка про
виконання документа

1

2

3

4


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 14
до Інструкції
(пункт 184)

 

СТРОКИ
виконання основних документів

 

1. Укази, розпорядження і доручення Президента України - у разі, коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.

2. Запит народного депутата України - не пізніше ніж у п'ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк. Запит депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим - у п'ятнадцятиденний строк, депутата місцевої ради - в установлений зазначеною Радою строк.

Якщо запит народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об'єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення суб'єктам внесення запиту.

3. Звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) - протягом не більш як               10 днів з дня надходження.

У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) в установлений строк йому повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.

4. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нормативно-правових актів - до 10 днів після розгляду проекту акта на засіданні Кабінету Міністрів України (якщо не встановлено інший строк).

5. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати - 15 днів з дня реєстрації документа в установі (якщо інший строк не встановлено у документі).

6. Погодження проектів актів Кабінету Міністрів України установами, яким ці проекти надіслано для розгляду, - у строк, установлений їх головними розробниками.

7. Протест прокурора на акт, що суперечить закону, - у десятиденний строк після його надходження.

Про наслідки розгляду протесту в той самий строк повідомляється прокурору.

Письмовий припис прокурора про усунення порушень закону - негайно, про що повідомляється прокурору.

Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин цих порушень і умов, що їм сприяють, підлягає невідкладному розгляду. Не пізніше ніж у місячний строк слід вжити відповідних заходів до усунення порушень закону, причин та умов, що їх спричиняють, і про наслідки повідомити прокурору.

Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне правопорушення - у десятиденний строк після її надходження, якщо інше не встановлено законом.

8. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об'єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб'єктів владних повноважень (далі - запитувачі), та надання відповіді на запит на інформацію - не більше п'яти робочих днів від дня надходження запиту.

У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту.

У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п'яти робочих днів з дня надходження запиту.

Відстрочення в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, коли запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочення доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

9. Звернення громадян - не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.

Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник установи або його заступник встановлюють необхідний строк для його розгляду, про що повідомляють особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

10. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них строку.

11. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до двох днів, решта - протягом 10 днів.

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 15
до Інструкції
(пункт 201)

 

 

ВІДОМОСТІ*
про виконання документів, що підлягають
індивідуальному контролю

 

за _______________20___ року

 

(станом на ____________ 20__ року)

 

з/п

Найменування структурного підрозділу

Документи на контролі

Усього

з них

виконано

прострочено

продовжено строк виконання

% порушень

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 


 

Начальник відділу контролю апарату районної державної адміністрації

 

 

__________
(підпис)

 


_____________________________
(ініціали (ініціал імені) прізвище)

___ ____________ 20__ р.


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 20
до Інструкції
(пункт 259)


_____________________________________________________________________
(найменування установи)
_____________________________________________________________________ (найменування структурного підрозділу)


 

ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника
структурного підрозділу

________
(підпис)

 

________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ р.


 


ОПИС N _________

_________________________________________________________________
(назва розділу)

 

з/п

Індекс справи (тому, частини)

Заголовок справи (тому, частини)

Крайні дати справи (тому, частини)

Кількість аркушів у справі (томі, частині)

Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком*

Примітка

1

2

3

4

5

6

7


У цей опис включено ____________________________ справ з №________ по
                                                     (цифрами і словами)


№ _____, у тому числі:


літерні номери ___________________

пропущені номери ________________

 

Найменування посади

укладача опису

__________
(підпис)

 

_________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ р.

 

 

 

 

                                                                                      Продовження додатка 20

 

ПОГОДЖЕНО
Начальник відділу діловодства апарату районної державної адміністрації

___ ____________ 20__ р.

 

СХВАЛЕНО
Протокол засідання експертної комісії апарату районної державної адміністрації

______________ № ______

 

 

Передав ______________________________________________________ справ
                                                        (цифрами і словами)

 

та ______________________ реєстраційно-контрольних карток до документів**
         (цифрами і словами)

 

 

Найменування посади
працівника структурного
підрозділу


 
______________
(підпис)


 
_________________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ р.

 

 

 

 

Прийняв  _________________________________________________________ справ
                                                          (цифрами і словами)


та _________________________ реєстраційно-контрольних карток до документів.
            (цифрами і словами)


 

Особа,
відповідальна за архів
апарату районної державної адміністрації 


 
______________
(підпис)


 
_________________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ___________ 20__ р.

 

 

 

* Графа шоста не заповнюється в описах справ постійного зберігання.

*** Передаються разом із справами відділу діловодства.


« повернутися

Код для вставки на сайт

Вхід для адміністратора

Онлайн-опитування:

Увага! З метою уникнення фальсифікацій Ви маєте підтвердити свій голос через E-Mail
Скасувати

Результати опитування

Дякуємо!

Ваш голос було зараховано

Авторизація в системі електронних петицій

Ще не зареєстровані? Реєстрація

Реєстрація в системі електронних петицій


Буде надіслано електронний лист із підтвердженням

Потребує підтвердження через SMS


Вже зареєстровані? Увійти

Відновлення забутого пароля

Згадали авторизаційні дані? Авторизуйтесь